Cada proceso comercial trae consigo nuevos retos y la necesidad de responder con rapidez y precisión. En esta edición te contamos cómo la implementación de un asistente inteligente permitió reducir significativamente los tiempos de búsqueda de información, impulsando una forma más eficiente de preparar licitaciones y responder a nuevas oportunidades de negocio.

Respuestas inteligentes para procesos más eficientes.

Cada licitación representa una oportunidad para crecer, pero también el desafío de responder con rapidez y precisión. Hasta hace poco, el equipo comercial invertía entre uno y dos días recopilando la información necesaria para participar en estos procesos. La búsqueda se realizaba manualmente, revisando documento tras documento para encontrar antecedentes como la experiencia de la compañía en proyectos similares, los valores de contratos ejecutados y otra información clave. Aunque todos los datos estaban disponibles, localizarlos requería tiempo y esfuerzo, limitando la velocidad de respuesta ante nuevas oportunidades.

De la búsqueda manual a la eficiencia inteligente: así comenzó la transformación de un proceso clave para el área comercial.

El verdadero reto no era encontrar la información, sino acceder a ella de forma rápida y confiable. El equipo necesitaba responder en minutos preguntas clave sobre la experiencia de la compañía, los proyectos ejecutados o los antecedentes de contratos similares, sin recorrer manualmente cientos de documentos. Resolver este desafío significaba optimizar la preparación de licitaciones, mejorar los tiempos de respuesta y ofrecer propuestas más sólidas y competitivas.

Para responder a esta necesidad…

Se desarrolló un asistente interno basado en inteligencia artificial, construido sobre Microsoft Copilot Studio e integrado con el ecosistema digital de la organización. La solución se conecta directamente al repositorio documental almacenado en SharePoint, donde consulta el libro de proyectos y la documentación histórica de la compañía para analizar la información y responder las consultas realizadas por el equipo comercial.

Gracias a esta integración, el asistente es capaz de comprender el contexto de cada pregunta, localizar la información relevante y entregar respuestas claras y precisas en cuestión de segundos, eliminando la necesidad de revisar manualmente grandes volúmenes de documentos.

¿Cómo funciona y qué valor aporta?

El funcionamiento del asistente es tan sencillo como hacer una pregunta. A través de lenguaje natural, el equipo comercial puede consultar información sobre la experiencia de la compañía, proyectos ejecutados, valores de contratos y otros antecedentes relevantes para una licitación, sin necesidad de conocer dónde está almacenada cada fuente de información.

Detrás de cada consulta, el asistente accede directamente a las fuentes oficiales de la organización, como el libro de proyectos y la documentación histórica alojada en SharePoint. A partir de estos datos, analiza el contexto de la solicitud, identifica la información relevante y construye respuestas claras, precisas y sustentadas en la documentación corporativa.

El mayor valor de esta solución radica en que transforma el conocimiento histórico de la organización en un recurso accesible e inmediato para el equipo comercial. Lo que antes implicaba entre uno y dos días de búsqueda manual entre cientos de documentos, hoy puede resolverse en cuestión de minutos, permitiendo que los profesionales dediquen más tiempo a diseñar estrategias, fortalecer la calidad de sus propuestas y responder con mayor agilidad a nuevas oportunidades de negocio.

Su principal impacto es interno…

El departamento comercial ganó agilidad y precisión en la preparación de licitaciones, fortaleciendo la competitividad de la organización en los procesos a los que se presenta. Adicionalmente, el conocimiento histórico de la compañía dejó de depender de búsquedas manuales y de la memoria institucional de personas puntuales, convirtiéndose en un activo accesible, trazable y aprovechable para toda el área.

Los resultados de esta implementación demuestran cómo la inteligencia artificial puede generar un impacto real en los procesos de negocio. A continuación, presentamos algunos de los principales logros obtenidos:

• Reducción significativa en los tiempos de búsqueda de información, pasando de procesos manuales que requerían entre uno y dos días a consultas resueltas en cuestión de minutos.
• Centralización del conocimiento histórico de Verytel y Frisson en un único punto de consulta, facilitando el acceso a la experiencia acumulada de la organización.

• Mayor precisión y confiabilidad en las respuestas, al estar fundamentadas en la documentación oficial de la compañía, disminuyendo el riesgo de errores u omisiones durante la preparación de propuestas.
• Integración nativa con el ecosistema Microsoft, aprovechando herramientas como SharePoint y Microsoft Copilot Studio, sin necesidad de incorporar infraestructura adicional.
• Acceso democrático al conocimiento corporativo, permitiendo que cualquier miembro autorizado del equipo comercial consulte la experiencia de la organización de forma autónoma, sin depender del conocimiento de personas específicas.
• Incremento en la capacidad de respuesta del área comercial, haciendo posible atender un mayor número de procesos licitatorios de manera simultánea, con el mismo equipo de trabajo y una mayor eficiencia.

La verdadera innovación no solo se mide por la tecnología que desarrollamos, sino por el impacto que genera en las personas y en los procesos. En Verytel seguimos impulsando soluciones que transforman desafíos en oportunidades, porque creemos en una tecnología con propósito. Creando un mundo más seguro.